Arialis – Hurtownia Farmaceutyczna

 

System „Arialis – Hurtownia Farmaceutyczna” jest aplikacją dedykowaną dla przedsiębiorstw zajmujących się obrotem środków farmaceutycznych. System jest zwalidowany zgodnie z normami DPD. Dostarczamy produkt wraz z kompletem dokumentacji walidacyjnej.

System jest dostosowany do obsługi „klasycznej” hurtowni farmaceutycznej oraz uwzględnia specyfikę importerów leków.

Szczegółowy opis systemu [PDF]

System został wdrożony w IMED Poland Sp. z o.o., Hurtowni Farmaceutycznej Cosmedica HF, INTERPHARMA Sp. z o.o. , 3M Poland Hurtownia Farmaceutyczna, LEKCOM Sp. z o.o., Sanum Polska Sp. z o.o., Sanprobi Sp. z o.o., Chempol Sp. z o.o., Pharm Supply Sp. z o.o., Medicus Sp. z o.o., Vitamed i Hygieia Sp. z o.o. Każde z wdrożeń zostało ocenione przez naszych klientów i poparte referencjami.

Zakres funkcjonalny systemu jest znacząco ukierunkowany na specyfikę farmaceutyków i towarów o podobnych wymogach jakościowych. Analityka obrotu towarowego oraz struktura zapasów magazynowych jest rozróżniana na poziomie poszczególnych „linijek” dostaw. Cechy opisujące pojedynczy stan magazynowy (seria, data ważności, informacje jakościowe min. komisja zwolnień, cena dostawy itd.) pozwalają na uzyskanie dokładnych, analitycznych informacji o stanach magazynowych. Na poziomie pojedynczego stanu magazynowego (linijki dostawy) możemy uzyskać szybko informację o dokumentach rozchodowych dot. tej konkretnej partii towaru oraz różnego rodzaju rezerwacji. Dzięki tym założeniom mamy zapewnione szybkie i bezproblemowe śledzenie obrotu konkretnej serii.

System obejmuje wszystkie obszary aktywności logistycznej firmy począwszy od zamówienia do dostawcy, poprzez przyjęcie dostawy, zarejestrowanie zamówienia od odbiorcy, realizację sprzedaży i zwrotu towaru od odbiorcy w trybie reklamacji jakościowej lub zwrotu handlowego.

System wdrażamy wraz z kompletem dokumentacji walidacyjnej wymaganej przez DPD (min. Plan Walidacji, Analiza Ryzyka, Protokół Kwalifikacji z kartami testowymi itd.)

System wspiera polityką handlową firmy poprzez narzędzia wpływające na finalną cenę sprzedaży:
– Obsługa Przetargów, umożliwiająca zdefiniowanie okresowego cennika dla danego odbiorcy na dany towar wraz z możliwością określenia limitu ilościowego
– Definiowanie dedykowanych rabatów na dane towary dla konkretnych odbiorców
– Segmentację rynku odbiorców ze względu na rożne typy cen sprzedaży
– Możliwość całościowego przeliczania faktury wg. zadanego rabatu lub kwoty do rabatowania

Obsługa procesu zamawiania może być zautomatyzowana na każdym etapie:
– Automatyczne ściąganie ofert w formacie XML z FTP dostawców
– Automatyczne przygotowywanie danych porównawczych z ofert do przygotowania zamówień
– Generowanie zamówień do dostawców w formacie XML zgodnym z OSOZ-EDI połączone z wysyłką zamówień na FTP dostawców
– Odbieranie listy braków
– Automatyczne przygotowywanie danych porównawczych do przygotowania kolejnych zamówień w oparciu o listę braków

Obsługa pełnej logistyki dostaw:
– Automatyczne ściąganie faktur w formacie XML z FTP dostawców
– Łączenie faktur w zbiorcze dokumenty dostawy
– Magazynowa weryfikacja dostaw z użyciem czytników kodów kreskowych (identyfikacja dokumentów i identyfikacja towarów)
– Automatyczne generowanie Protokołów Niezgodności
– Zarządzanie listą „dostaw do wyjaśnienia” z dostawcą

System wspiera również sprzedaż eksportową (obsługa walut, kursów, warunków dostawy itd.) oraz przyjmowanie dostaw z importu.

System generuje faktury sprzedaży w formacie elektronicznym zgodnie z przyjętymi na rynku standardami (Kamsoft. Malicki, Data-Farm, Farma itd.) wraz z automatycznym wysyłaniem takiej faktury mailowo do odbiorcy.

Obsługa procesu sprzedaży jest dopasowana do możliwości pracy automatycznej (eksport ofert, import zamówień od odbiorców, eksport potwierdzeń wraz z listą braków…) i/lub operatorskiej (obsługa zamówień od odbiorców z kalkulacją i wydrukiem dokumentu, generowanie propozycji faktur sprzedaży z zamówień od odbiorców …)

Obsługa pełnej logistyki wydania towaru:
– Łączenie zamówień z aptek w zbiorcze dokumenty sprzedaży
– Możliwość przerzucania części WZtek do późniejszej realizacji
– Magazynowa weryfikacja wydań z użyciem czytników kodów kreskowych (identyfikacja dokumentów i identyfikacja towarów)

Internetowy Moduł EFARM umożliwiający bezpośrednią wymianę danych między odbiorcą a systemem w hurtowni:
– Automatyczne odświeżanie aktualnej oferty co kilkanaście minut
– Składanie zamówień do hurtowni
– Monitorowanie realizacji zamówienia wraz z otrzymaniem listy braków
– Automatyczne przyjęcie z hurtowni faktury realizacyjnej w postaci XML i PDF
– Interface modułu jest responsywny dzięki czemu możliwa jest praca na różnych urządzeniach przenośnych
– Moduł dostosowany jest do pracy terenowych przedstawicieli handlowych

System umożliwia importowanie dostaw z formatów elektronicznych faktur (FARMA, XML, …).

System obsługuje formę komunikacji wg. standardu OSOZ-EDI

System umożliwia elastyczną segmentację rynku odbiorców ze względu na możliwości koncesyjne na dostarczanie towarów.

System realizuje sprawozdawczość charakterystyczną dla branży farmaceutycznej:
– Obsługa komunikatów ZSMOPL
– Raporty z wycofań serii z obrotu
– Raportowanie danych do IMS
– Raportowanie INTRASTAT

System realizuje sprawozdawczość biznesową:
– Raporty sprzedaży od strony kontrahentów wraz ze wskaźnikami dot. marży i obrotów
– Raporty sprzedaży od strony towarów wraz ze wskaźnikami dot. marży i obrotów
– Analiza konieczności uzupełnienia stanów w oparciu o historię sprzedaży, zakupu towarów

System umożliwia przechowywanie załączników dokumentacyjnych od strony kartoteki towarów i poszczególnych partii towaru. Podgląd / edycja zawartości załączników dokumentacyjnych jest możliwa bez konieczności opuszczania systemu.

Wszystkie wydruki i raporty emitowane przez system można eksportować do formatów *.xls, *.pdf i *.doc

W systemie jest też Moduł Windykacji umożliwiający nadzorowania salda płatnika. Obsługa aktualizacji salda płatnika może być realizowana poprzez „ręczną” rejestrację wpłat poprzez kasę / wyciągi bankowe lub import danych z systemu FK. Dla każdego płatnika istnieje możliwość zdefiniowania progu „zaufania kupieckiego”. Przekroczenie progu skutkuje komunikatem ostrzegawczym o przekroczeniu limitu zadłużenia. System umożliwia automatyczne generowanie wezwań do zapłaty wg. określonych szablonów dokumentów.

System wspiera zarządzanie magazynem depozytowym (obsługa towarów „obcych”).

Proces inwentaryzacji w systemie jest dostosowany do szybkiego wprowadzania różnic nie tylko ilościowych, ale też jakościowych (niezgodności serii, daty ważności).

Aktualnie rozpoczęliśmy prace nad serializacją

Jeżeli zainteresował Państwa nasz system zapraszamy do kontaktu z naszą firmą.