Arialis – Hurtownia Farmaceutyczna oraz Moduły SERIALIS, EFARM i PharmMob

System „Arialis – Hurtownia Farmaceutyczna” jest aplikacją dedykowaną dla przedsiębiorstw zajmujących się obrotem środków farmaceutycznych. System jest zwalidowany zgodnie z normami DPD. Dostarczamy produkt wraz z kompletem dokumentacji walidacyjnej.

System obejmuje wszystkie obszary aktywności logistycznej firmy począwszy od zamówienia do dostawcy, poprzez przyjęcie dostawy, zarejestrowanie zamówienia od odbiorcy, realizację sprzedaży i zwrotu towaru od odbiorcy w trybie reklamacji jakościowej lub zwrotu handlowego.
System posiada bogatą paletę raportów biznesowych i jakościowych oraz wbudowane narzędzie do generowania i wysyłania komunikatów do ZSMOPL

System jest dostosowany do obsługi „klasycznej” hurtowni farmaceutycznej oraz uwzględnia specyfikę Działów Farmacji Szpitalnej oraz importerów leków.

Szczegółowy opis systemu [PDF]

System został wdrożony w IMED Poland Sp. z o.o., Hurtowni Farmaceutycznej Cosmedica HF, INTERPHARMA Sp. z o.o. , 3M Poland Hurtownia Farmaceutyczna, LEKCOM Sp. z o.o., Sanum Polska Sp. z o.o., Sanprobi Sp. z o.o., ModumPharma Sp. z o.o., Pharm Supply Sp. z o.o., Medicus Sp. z o.o., Vitamed, Hygieia Sp. z o.o., Unitrans M i W Fijał Sp.J., Sopharma Warszawa Sp. z o.o., Farmbud Sp. z o.o., NestPharm Sp. z o.o. oraz Car-line Małgorzata Lasik Sp.J. Każde z wdrożeń zostało ocenione przez naszych klientów i poparte referencjami.

Zakres funkcjonalny systemu jest znacząco ukierunkowany na specyfikę farmaceutyków i towarów o podobnych wymogach jakościowych. Analityka obrotu towarowego oraz struktura zapasów magazynowych jest rozróżniana na poziomie poszczególnych „linijek” dostaw. Cechy opisujące pojedynczy stan magazynowy (seria, data ważności, informacje jakościowe min. komisja zwolnień, cena dostawy itd.) pozwalają na uzyskanie dokładnych, analitycznych informacji o stanach magazynowych. Na poziomie pojedynczego stanu magazynowego (linijki dostawy) możemy uzyskać szybko informację o dokumentach rozchodowych dot. tej konkretnej partii towaru oraz różnego rodzaju rezerwacji. Dzięki tym założeniom mamy zapewnione szybkie i bezproblemowe śledzenie obrotu konkretnej serii.

System wdrażamy wraz z kompletem dokumentacji walidacyjnej wymaganej przez DPD (min. Plan Walidacji, Analiza Ryzyka, Protokół Kwalifikacji z kartami testowymi itd.)

System wspiera polityką handlową firmy poprzez narzędzia wpływające na finalną cenę sprzedaży:
– Obsługa Przetargów, umożliwiająca zdefiniowanie okresowego cennika dla danego odbiorcy na dany towar wraz z możliwością określenia limitu ilościowego
– Definiowanie dedykowanych rabatów na dane towary dla konkretnych odbiorców
– Segmentację rynku odbiorców ze względu na rożne typy cen sprzedaży
– Możliwość całościowego przeliczania faktury wg. zadanego rabatu lub kwoty do rabatowania

Obsługa procesu zamawiania może być zautomatyzowana na każdym etapie:
– Automatyczne ściąganie ofert w formacie XML z FTP dostawców
– Automatyczne przygotowywanie danych porównawczych z ofert do przygotowania zamówień
– Generowanie zamówień do dostawców w formacie XML zgodnym z OSOZ-EDI połączone z wysyłką zamówień na FTP dostawców
– Odbieranie listy braków
– Automatyczne przygotowywanie danych porównawczych do przygotowania kolejnych zamówień w oparciu o listę braków

Obsługa pełnej logistyki dostaw:
– Automatyczne ściąganie faktur w formacie XML z FTP dostawców
– Łączenie faktur w zbiorcze dokumenty dostawy
– Magazynowa weryfikacja dostaw z użyciem czytników kodów kreskowych (identyfikacja dokumentów i identyfikacja towarów)
– Automatyczne generowanie Protokołów Niezgodności
– Zarządzanie listą „dostaw do wyjaśnienia” z dostawcą

System wspiera również sprzedaż eksportową (obsługa walut, kursów, warunków dostawy itd.) oraz przyjmowanie dostaw z importu.

System generuje faktury sprzedaży w formacie elektronicznym zgodnie z przyjętymi na rynku standardami (Kamsoft. Malicki, Data-Farm, Farma itd.) wraz z automatycznym wysyłaniem takiej faktury mailowo do odbiorcy.

Obsługa procesu sprzedaży jest dopasowana do możliwości pracy automatycznej (eksport ofert, import zamówień od odbiorców, eksport potwierdzeń wraz z listą braków…) i/lub operatorskiej (obsługa zamówień od odbiorców z kalkulacją i wydrukiem dokumentu, generowanie propozycji faktur sprzedaży z zamówień od odbiorców …)

Obsługa pełnej logistyki wydania towaru:
– Łączenie zamówień z aptek w zbiorcze dokumenty sprzedaży
– Możliwość przerzucania części WZtek do późniejszej realizacji
– Magazynowa weryfikacja wydań z użyciem czytników kodów kreskowych (identyfikacja dokumentów i identyfikacja towarów)

Moduł SERIALIS jest aplikacją dedykowaną dla hurtowni farmaceutycznej lub Działu Farmacji Szpitalnej.
Zakres funkcjonalny aplikacji jest ukierunkowany na wsparcie firmy w realizacji obsługi wymagań określonych w „fałszywkowej” dyrektywie unijnej:
– pobieranie informacji o statusie opakowań w procesie dostawy i reklamacji (zwrotów)
– wysyłanie danych o zakończeniu funkcjonowania opakowania (utylizacja, eksport, sprzedaż poza obszar opieki zdrowotnej, wydanie próbek)
Skrócona charakterystyka Modułu SERIALIS:
– Wielowariantowa obsługa odczytów kodów poprzez terminale przenośne, czytniki radiowe i stacjonarne
– Moduł jest zintegrowany z systemem „Arialis – Hurtownia farmaceutyczna”
– Moduł może działać niezależnie od systemu do obsługi hurtowni farmaceutycznej, w przypadku gdy Klient chce utrzymywać swoją aplikację dziedzinową do obsługi hurtowni farmaceutycznej
– Dostarczamy dokumentację walidacyjną do Modułu
– Dostarczamy i konfigurujemy terminale przenośne / czytniki kodów kreskowych

Nasz firma uzyskała akceptację od PLMVO (fundacja KOWAL) i znajdujemy się na liście oprogramowania dopuszczonego do integracji z PLMVS (http://www.nmvo.pl/pl/uzytkownicy-koncowi)

Internetowy Moduł EFARM umożliwiający bezpośrednią wymianę danych między odbiorcą lub przedstawicielem a systemem w hurtowni:
– Automatyczne odświeżanie aktualnej oferty co kilkanaście minut
– Składanie zamówień do hurtowni
– Monitorowanie realizacji zamówienia wraz z otrzymaniem listy braków
– Automatyczne przyjęcie z hurtowni faktury realizacyjnej w postaci XML i PDF
– Interface modułu jest responsywny dzięki czemu możliwa jest praca na różnych urządzeniach przenośnych
– Moduł dostosowany jest do pracy terenowych przedstawicieli handlowych

Aplikacja mobilna PharmMob zainstalowana na urządzeniu przenośnym z systemem Android. Aplikacja służy do monitorowania statusów komunikatów ZSMOPL zarówno na moment wysłania komunikatu, jak i na moment odebrania komunikatu w serwisie CSIOZ. Opis PharmMob.

System „Arialis – hurtownia farmaceutyczna” – dodatkowe informacje:

System obsługuje formę komunikacji wg. standardu OSOZ-EDI

System umożliwia elastyczną segmentację rynku odbiorców ze względu na możliwości koncesyjne na dostarczanie towarów.

System realizuje sprawozdawczość charakterystyczną dla branży farmaceutycznej:
– Obsługa komunikatów ZSMOPL
– Raporty z wycofań serii z obrotu
– Raportowanie danych do IMS, IQVIA
– Raportowanie INTRASTAT
– …

System realizuje sprawozdawczość biznesową:
– Raporty sprzedaży od strony kontrahentów wraz ze wskaźnikami dot. marży i obrotów
– Raporty sprzedaży od strony towarów wraz ze wskaźnikami dot. marży i obrotów
– Analiza konieczności uzupełnienia stanów w oparciu o historię sprzedaży, zakupu towarów
– …

System jest dostosowany do specyfiki zarządzania obrotem radiofarmaceutykami

– Obsługa dodatkowych cechy towarów – aktywności oraz izotopy
– Uwzględnienie aktywności w ofertach dostawców i odbiorców
– Obsługa listu przewozowego materiałów radioaktywnych ADR

Zarządzanie procesem dystrybucji radiofarmaceutyków pod zamówienia odbiorców ze szczególnym nadzorem aktywności, daty kalibracji oraz numerów zapotrzebowań.
Sprawna realizacja poszczególnych etapów logistycznych jest realizowana poprzez odpowiednio opracowane mechanizmy podnoszące ergonomię:
– Generowanie zamówień do dostawców na podstawie złożonych zamówień od odbiorców z zachowaniem aktywności, daty kalibracji i numerów zapotrzebowań
– Generowanie dokumentów PZ na podstawie zamówień do dostawców z zachowaniem aktywności, daty kalibracji i numerów zapotrzebowań
– Generowanie faktur sprzedaży i dokumentów WZ z zamówień od odbiorców z zachowaniem aktywności, daty kalibracji i numerów zapotrzebowań

Zarządzanie pozwoleniami na import bezpośredni (dot. radiofarmaceutyków i innych importowanych farmaceutyków).
– Rejestrowanie wniosków na import bezpośredni (numery MZ)
– Bilansowanie ilości zamawianej przez odbiorców z limitami wynikającymi z wniosków na import bezpośredni

System umożliwia przechowywanie załączników dokumentacyjnych od strony kartoteki towarów i poszczególnych partii towaru. Podgląd / edycja zawartości załączników dokumentacyjnych jest możliwa bez konieczności opuszczania systemu.

Wszystkie wydruki i raporty emitowane przez system można eksportować do formatów *.xls, *.pdf i *.doc

W systemie jest też Moduł Windykacji umożliwiający nadzorowania salda płatnika. Obsługa aktualizacji salda płatnika może być realizowana poprzez „ręczną” rejestrację wpłat poprzez kasę / wyciągi bankowe lub import danych z systemu FK. Dla każdego płatnika istnieje możliwość zdefiniowania progu „zaufania kupieckiego”. Przekroczenie progu skutkuje komunikatem ostrzegawczym o przekroczeniu limitu zadłużenia. System umożliwia automatyczne generowanie wezwań do zapłaty wg. określonych szablonów dokumentów.

System wspiera zarządzanie magazynem depozytowym (obsługa towarów „obcych”).

Proces inwentaryzacji w systemie jest dostosowany do szybkiego wprowadzania różnic nie tylko ilościowych, ale też jakościowych (niezgodności serii, daty ważności).

Jeżeli zainteresował Państwa nasz system zapraszamy do kontaktu z naszą firmą.